Khi đặt vài chiếc áo, mỗi người có thể tự chọn size rồi gửi lại cho người đặt hàng. Nhưng với doanh nghiệp có vài chục, vài trăm nhân viên hoặc nhiều phòng ban, việc chốt size áo thun đồng phục cần được thực hiện theo một quy trình rõ ràng.
Vấn đề không chỉ là một người mặc M hay L. Người phụ trách còn phải gom size của cả công ty, kiểm tra những trường hợp chưa chắc chắn, tổng hợp số lượng từng size và cuối cùng chốt một bảng duy nhất cho xưởng sản xuất.
Một lỗi khá thường gặp là công ty hỏi trước:
Ai mặc S, M, L, XL?
Sau khi đã gom gần xong mới bắt đầu chọn mẫu áo.
Thứ tự này có thể khiến cả bảng size phải kiểm tra lại, bởi áo polo regular, áo cổ tròn unisex hay áo oversize không mặc định sử dụng cùng một form và cùng thông số thành phẩm.
Vì vậy nên đi theo thứ tự:
Chốt mẫu áo → chốt form → lấy đúng bảng size → nhân viên chọn size → gom size → kiểm tra → tổng hợp → chốt size sản xuất.
Cách chốt size áo thun đồng phục theo 7 bước
Một đơn áo thun đồng phục công ty có thể chốt size theo quy trình sau:
Bước 1 – Chốt mẫu và form áo: xác định polo hay cổ tròn, form regular, unisex, oversize hoặc form riêng của mẫu.
Bước 2 – Lấy đúng bảng size: sử dụng bảng thông số của mẫu áo thực tế sẽ sản xuất.
Bước 3 – Hướng dẫn nhân viên chọn size: đối chiếu bảng size, chiều cao, cân nặng, số đo hoặc thử áo mẫu.
Bước 4 – Gom size áo đồng phục: các phòng ban gửi danh sách về một đầu mối.
Bước 5 – Kiểm tra các trường hợp chưa chắc size: người giữa hai size, vai rộng, cao gầy, vòng bụng lớn hoặc chọn size khác thường.
Bước 6 – Tổng hợp size áo đồng phục: cộng số lượng XS, S, M, L, XL, XXL… và đối chiếu với tổng số người.
Bước 7 – Chốt bảng size cuối: xác nhận số lượng từng size dùng để sản xuất.
Với đơn có in tên, số hoặc nội dung riêng từng người, bước chốt size càng quan trọng vì size phải đi đúng với thông tin cá nhân hóa của từng áo.
Chốt form áo trước khi gom size áo đồng phục
Trước khi gom size áo đồng phục, công ty nên xác định chính xác mẫu áo sẽ đặt.
Không nên mặc định:
Người thường mặc L thì mẫu đồng phục nào cũng lấy L.
Ký hiệu size chỉ có ý nghĩa khi đi cùng bảng thông số và form cụ thể.
Ví dụ một người có thể mặc vừa size L của áo polo regular nhưng lựa chọn khác khi chuyển sang áo cổ tròn oversize. Ngay cả hai mẫu polo cũng có thể có sự khác biệt về ngang ngực, vai, chiều dài hoặc độ rộng thân.
Do đó cần khóa trước:
- kiểu áo;
- form áo;
- đối tượng sử dụng;
- bảng thông số của mẫu.
Sau đó mới cho nhân viên chọn size.
Nếu công ty còn đang lựa chọn kiểu áo, có thể xem áo polo hay áo cổ tròn cho đồng phục trước khi gom size.
Bảng size áo đồng phục công ty nên dùng như thế nào?
Bảng size áo đồng phục công ty là cơ sở để nhân viên đối chiếu chứ không chỉ là danh sách S–M–L–XL.
Tùy mẫu áo, bảng có thể cung cấp các thông tin như chiều cao, cân nặng tham khảo và thông số thành phẩm.
Người phụ trách có thể gom danh sách theo cấu trúc:
| STT | Họ tên | Bộ phận | Chiều cao | Cân nặng | Size chọn | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nguyễn A | Kinh doanh | 168 cm | 62 kg | M | |
| 2 | Trần B | Kỹ thuật | 175 cm | 78 kg | XL | Vai rộng |
| 3 | Lê C | Marketing | 160 cm | 52 kg | S |
Chiều cao và cân nặng không phải công thức tuyệt đối để xác định size. Tuy nhiên chúng giúp phát hiện những trường hợp nên hỏi lại trước khi chốt.
Ví dụ một người đăng ký size S nhưng chiều cao và cân nặng khác nhiều so với nhóm thường mặc S thì người phụ trách có thể kiểm tra lại thay vì đưa thẳng vào sản xuất.
Hướng dẫn chi tiết cách một cá nhân chọn size có thể xem tại bảng size áo thun đồng phục. Bài này tập trung vào bước tiếp theo: gom và chốt size cho cả đơn hàng.
Cách gom size áo đồng phục khi công ty có nhiều nhân viên
Với nhóm nhỏ, từng thành viên có thể gửi size trực tiếp cho người đặt áo.
Nhưng khi số lượng tăng lên, gom size áo đồng phục theo từng bộ phận sẽ dễ kiểm soát hơn.
Có thể tổ chức:
Nhân viên → người phụ trách bộ phận → đầu mối công ty → bảng size cuối → VIE Uniform.
Ví dụ phòng kinh doanh có 30 người thì trưởng nhóm kiểm tra đủ 30 size trước khi gửi. Phòng kỹ thuật làm tương tự. Người phụ trách chung sau đó chỉ cần ghép các danh sách đã được kiểm tra.
Cách này hạn chế tình trạng:
người này gửi size qua Zalo;
người khác báo bằng điện thoại;
một phòng gửi Excel;
một phòng gửi ảnh chụp;
sau đó tiếp tục bổ sung từng người.
Thông tin càng rời rạc thì khả năng bỏ sót hoặc chốt nhầm càng cao.
Khi nào nên cho nhân viên thử áo trước khi chốt size?
Không phải đơn hàng nào cũng cần cho toàn bộ nhân viên thử áo. Nhưng với một số đơn công ty, bộ áo mẫu theo size rất hữu ích.
Nên cân nhắc thử size khi:
- số lượng nhân viên lớn;
- vóc dáng trong công ty đa dạng;
- nhiều người chưa chắc size;
- mẫu áo có form khác áo thường mặc;
- doanh nghiệp yêu cầu form đồng phục tương đối đồng đều;
- nhân viên thường xuyên gặp khách hàng;
- đơn lớn và việc đổi size sau sản xuất khó xử lý.
Khi thử áo, không nên chỉ nhìn áo khi đứng yên.
Có thể thử thêm các động tác như ngồi, giơ tay hoặc cúi nhẹ để kiểm tra vai, nách, ngang thân và chiều dài.
Nếu không có điều kiện thử áo, nhân viên nên đối chiếu đúng bảng size của mẫu đã chọn thay vì dựa hoàn toàn vào size của một chiếc áo khác đang mặc.
Cách chọn size áo thun đồng phục khi nằm giữa hai size
Chọn size áo thun đồng phục không phải lúc nào cũng chỉ dựa vào cân nặng.
Một số trường hợp cần kiểm tra thêm vóc dáng:
Cao nhưng gầy: chú ý chiều dài thân áo.
Vai rộng: kiểm tra vai, ngực và nách.
Vòng bụng lớn: ưu tiên độ thoải mái ngang thân.
Nằm giữa hai size: cân nhắc form mong muốn và số đo thực tế.
Thích mặc rộng: cần phân biệt sở thích cá nhân với form chung doanh nghiệp muốn xây dựng.
Nếu một nhân viên chưa chắc size, nên xử lý ngay trong giai đoạn gom danh sách thay vì chờ đến lúc áo đã sản xuất.
Cách tổng hợp size áo đồng phục trước khi đặt may
Sau khi các bộ phận gửi danh sách, bước tiếp theo là tổng hợp size áo đồng phục.
Ví dụ công ty có 100 người:
| Size | Số lượng |
|---|---|
| XS | 3 |
| S | 12 |
| M | 28 |
| L | 35 |
| XL | 17 |
| XXL | 5 |
| Tổng | 100 |
Lúc này phải kiểm tra:
Tổng số người = tổng số lượng theo size.
Nếu công ty có 100 người nhưng bảng cộng size ra 99 hoặc 101, chưa nên chốt sản xuất.
Tổng đúng chưa chắc danh sách đã đúng
Một lỗi khác khó phát hiện hơn là một người bị nhập hai lần và một người khác bị thiếu.
Tổng cuối vẫn có thể là 100.
Do đó nên kiểm tra thêm:
- tên bị trùng;
- người chưa chọn size;
- size nằm ngoài dải sản xuất;
- nhân viên đã nghỉ nhưng vẫn còn trong danh sách;
- người mới chưa được bổ sung;
- size không hợp lý cần xác nhận lại.
Với áo có cá nhân hóa, còn phải kiểm tra họ tên – size – tên in – số áo có khớp đúng từng người hay không.
Áo có tên và số nên chốt size thế nào?
Nếu áo có tên hoặc số riêng, không nên làm một bảng size và một bảng tên riêng biệt nếu có thể quản lý chung.
Nên dùng:
| Họ tên | Bộ phận | Size | Tên in | Số áo | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| Nguyễn A | Kinh doanh | M | NGUYỄN A | 08 | |
| Trần B | Kỹ thuật | XL | TRẦN B | 12 |
Như vậy một dòng tương ứng với một chiếc áo.
Khi xưởng xử lý đơn, khả năng ghép nhầm tên của người này với size của người khác sẽ giảm đáng kể.
Đây đặc biệt là vấn đề cần kiểm soát ở áo chạy bộ, đội nhóm, sự kiện hoặc đồng phục có tên nhân viên.
Có cần dự phòng size áo đồng phục không?
Doanh nghiệp có thể cần áo dự phòng nhưng không nên mặc định mọi đơn đều phải cộng cùng một tỷ lệ.
Nhu cầu dự phòng size áo đồng phục phụ thuộc vào:
- khả năng tuyển thêm nhân viên;
- thời gian sử dụng mẫu đồng phục;
- biến động nhân sự;
- có dễ đặt bổ sung hay không;
- màu/vải có cần giữ đồng nhất giữa các đợt;
- mục đích là đồng phục thường xuyên hay sự kiện;
- phân bố size thực tế.
Nên dự phòng theo size đang sử dụng nhiều
Nếu phần lớn nhân viên mặc M và L thì lượng áo dự phòng, nếu cần, cũng nên tham khảo phân bố đó.
Không nhất thiết:
XS +2
S +2
M +2
L +2
XL +2
XXL +2
chỉ vì muốn “mỗi size dự phòng một ít”.
Một doanh nghiệp tuyển mới thường xuyên sẽ có nhu cầu khác với công ty có nhân sự ổn định. Một sự kiện có số người tham dự thay đổi cũng khác với đồng phục cấp cố định cho nhân viên.
Vì vậy nên xác định nhu cầu thực tế rồi mới cộng áo dự phòng.
Khi nào cần chốt size áo đồng phục?
Chốt size áo đồng phục nên có một thời hạn rõ ràng trước khi sản xuất.
Quy trình có thể là:
Gom size → kiểm tra → bổ sung người thiếu → xác nhận lại → chốt bảng size → sản xuất.
Sau thời điểm đã chốt, các thay đổi nên được tách thành phát sinh.
Ví dụ:
Một nhân viên mới vào sau ngày khóa danh sách → ghi vào danh sách bổ sung.
Một người muốn đổi L thành XL → kiểm tra đơn đã sản xuất đến đâu trước khi xác nhận thay đổi.
Không nên liên tục sửa trực tiếp bảng đã gửi cho xưởng mà không thông báo phiên bản mới.
Công ty nhiều chi nhánh nên gom và chốt size thế nào?
Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nên gom size theo từng điểm trước rồi mới tổng hợp toàn hệ thống.
Ví dụ:
Hà Nội → chốt danh sách Hà Nội
Hải Phòng → chốt danh sách Hải Phòng
Đà Nẵng → chốt danh sách Đà Nẵng
TP.HCM → chốt danh sách TP.HCM
Sau đó người phụ trách chung tổng hợp thành một bảng cuối.
Có thể bổ sung cột chi nhánh/điểm giao ngay từ đầu nếu áo cần đóng gói và chuyển riêng.
Cách này giúp khi sản xuất xong có thể phân hàng theo đúng đơn vị thay vì nhận toàn bộ áo rồi doanh nghiệp phải ngồi chia lại từng chi nhánh.
7 lỗi thường gặp khi gom và chốt size áo đồng phục
1. Gom size trước khi chốt mẫu áo
Đổi form sau đó có thể khiến nhiều người phải chọn lại.
2. Chỉ hỏi nhân viên đang mặc size gì
Size áo hiện tại không chắc tương đương mẫu đồng phục mới.
3. Dùng bảng size lấy ngẫu nhiên trên mạng
Bảng đó có thể không phải bảng thông số của mẫu áo đang đặt.
4. Không kiểm tra người nằm giữa hai size
Đây là nhóm dễ cần đổi áo sau khi nhận.
5. Mỗi bộ phận gửi size theo một cách khác nhau
Thông tin dễ bị bỏ sót khi tổng hợp.
6. Sửa bảng liên tục sau khi đã chốt
Khách và xưởng có thể giữ hai phiên bản khác nhau.
7. Không đối chiếu tổng số người và tổng size
Đây là nguyên nhân đơn giản nhưng có thể dẫn đến thiếu áo khi giao.
Checklist chốt bảng size trước khi gửi sản xuất
Trước khi xác nhận, người phụ trách nên kiểm tra:
- mẫu áo đã chốt chưa;
- form áo đã chốt chưa;
- bảng size có đúng mẫu không;
- tất cả nhân viên đã chọn size chưa;
- trường hợp bất thường đã kiểm tra chưa;
- có người bị trùng hoặc thiếu không;
- tổng người có bằng tổng size không;
- áo dự phòng đã tách rõ chưa;
- tên/số cá nhân hóa đã đúng chưa;
- bảng size cuối đã được người phụ trách xác nhận chưa.
Sau bước này, xưởng mới có một cơ sở rõ ràng để lên số lượng sản xuất theo từng size.
Chốt size đúng giúp đơn áo thun đồng phục dễ kiểm soát hơn
Với đơn công ty, cách chốt size áo thun đồng phục hiệu quả có thể tóm lại thành:
Chốt mẫu → lấy bảng size → nhân viên chọn size → gom theo bộ phận → kiểm tra → tổng hợp → chốt size → sản xuất.
Trong đó, bảng size áo đồng phục công ty giúp từng người lựa chọn, còn bảng tổng hợp cuối giúp người phụ trách và xưởng biết chính xác cần sản xuất bao nhiêu chiếc ở từng cỡ.
Nếu doanh nghiệp đang ở bước chọn mẫu, form hoặc chất liệu trước khi gom size, có thể xem đồng phục áo thun. Nếu cần xem cách chọn size cho từng người, tham khảo bảng size áo thun đồng phục.
Khi cần dự toán ngân sách trước khi chốt số lượng, xem thêm báo giá áo thun đồng phục. Mẫu áo và hoạt động sản xuất thực tế được cập nhật tại Fanpage VIE Uniform.
Bài viết liên quan