Thu hồi đồng phục khi nhân viên nghỉ việc không đơn giản là nhận lại vài chiếc áo đã cấp. Với doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn, nhiều phòng ban hoặc thường xuyên tuyển mới, đồng phục còn liên quan đến nhận diện thương hiệu, quản lý tài sản, size áo và kế hoạch cấp phát cho nhân sự tiếp theo.

Một quy trình phù hợp nên trả lời được bốn câu hỏi: đồng phục nào cần thu hồi, ai chịu trách nhiệm bàn giao, áo sau khi nhận lại được xử lý thế nào và thông tin nào cần lưu để phục vụ lần cấp phát hoặc đặt may tiếp theo.

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần thu hồi toàn bộ đồng phục. Điều quan trọng hơn là xây dựng nguyên tắc rõ ràng ngay từ khi cấp phát, để khi nhân viên nghỉ việc cả người lao động và bộ phận quản lý đều biết cần thực hiện những gì.

Có bắt buộc thu hồi đồng phục khi nhân viên nghỉ việc không?

Không có một cách xử lý duy nhất phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Việc có thu hồi hay không phụ thuộc vào loại đồng phục, mục đích sử dụng và quy định nội bộ.

Một chiếc áo thun sự kiện đã sử dụng lâu có thể không còn giá trị để cấp lại. Ngược lại, áo khoác, đồng phục kỹ thuật, trang phục có giá trị cao hoặc sản phẩm gắn với một vị trí công việc cụ thể có thể cần được bàn giao khi nhân viên nghỉ việc.

Doanh nghiệp nên phân loại ngay từ đầu thành ba nhóm: đồng phục được cấp cho cá nhân sử dụng lâu dài và không thu hồi; đồng phục thuộc tài sản doanh nghiệp phải hoàn trả; và những sản phẩm chỉ thu hồi trong một số trường hợp nhất định.

Cách làm này giúp quy trình thu hồi đồng phục dễ thực hiện hơn nhiều so với việc đến khi nhân viên nghỉ mới quyết định từng trường hợp.

Đây cũng là lý do quản lý đồng phục nên được xem như một vòng đời: đặt may → nhận hàng → cấp phát → sử dụng → bổ sung → thu hồi → xử lý. Khi doanh nghiệp thường xuyên tuyển dụng hoặc thay đổi nhân sự, việc chuẩn hóa ngay từ khâu may đồng phục áo thun sẽ giúp những lần cấp mới và đặt bổ sung sau này dễ kiểm soát hơn.

Những loại đồng phục nào nên cân nhắc thu hồi?

Không nên áp dụng một quy định cứng cho toàn bộ sản phẩm. Doanh nghiệp có thể căn cứ vào giá trị, tình trạng và đặc thù sử dụng của từng loại.

Đồng phục có giá trị sử dụng cao

Áo khoác, áo gió, trang phục kỹ thuật hoặc một số bộ đồng phục chuyên dụng thường có chi phí cao hơn áo thun cơ bản. Nếu sản phẩm vẫn còn tốt và phù hợp để tái sử dụng, doanh nghiệp có thể quy định bàn giao khi nhân viên nghỉ việc.

Đồng phục gắn với vị trí hoặc quyền nhận diện

Một số trang phục thể hiện rõ bộ phận, chức danh, khu vực làm việc hoặc quyền tiếp cận. Khi nhân viên không còn đảm nhiệm vị trí đó, doanh nghiệp nên cân nhắc thu hồi để tránh việc trang phục tiếp tục được sử dụng trong bối cảnh không phù hợp.

Áo có logo và nhận diện doanh nghiệp

Logo trên đồng phục làm cho chiếc áo không còn là một trang phục thông thường. Đặc biệt với các ngành dịch vụ, giao nhận, kỹ thuật, bán hàng hoặc những vị trí thường xuyên tiếp xúc khách hàng, người mặc có thể được bên ngoài hiểu là đại diện cho doanh nghiệp.

Vì vậy, xử lý áo có logo sau khi nhân viên nghỉ việc cần được quy định rõ: có thu hồi không, có được giữ lại không, nếu thanh lý hoặc tái chế thì logo được xử lý như thế nào.

Đồng phục đã cũ hoặc không còn khả năng sử dụng

Thu hồi không đồng nghĩa với tái cấp phát. Áo bạc màu, biến dạng, rách, hỏng khóa kéo hoặc hình in xuống cấp có thể chỉ cần ghi nhận số lượng rồi chuyển sang phương án xử lý phù hợp.

Việc giữ quá nhiều đồng phục cũ trong kho mà không có tiêu chí phân loại cũng tạo thêm công việc quản lý nhưng không đem lại giá trị sử dụng.

Quy trình thu hồi đồng phục khi nhân viên nghỉ việc

Một quy trình thực tế không cần quá nhiều biểu mẫu. Với phần lớn doanh nghiệp, có thể triển khai theo sáu bước sau.

Bước 1: Đối chiếu số lượng đồng phục đã cấp

Trước ngày nghỉ việc, bộ phận phụ trách đối chiếu danh sách cấp phát để xác định nhân viên đã nhận những sản phẩm nào.

Thông tin nên có tối thiểu:

• Loại đồng phục.
• Số lượng đã cấp.
• Size.
• Thời điểm cấp.
• Sản phẩm thuộc diện phải hoàn trả hay không.
• Các trang phục hoặc phụ kiện đặc thù đi kèm nếu có.

Nếu doanh nghiệp quản lý đồng phục ngay từ lúc đặt hàng và cấp phát thì bước này rất nhanh. Ngược lại, nếu chỉ cấp áo nhưng không lưu danh sách, việc xác định một nhân viên đã nhận bao nhiêu sản phẩm sau vài năm sẽ khá khó khăn.

Với doanh nghiệp có nhiều nhân sự, nên xây dựng quy trình may đồng phục công ty gắn với dữ liệu cấp phát ngay từ đầu thay vì chỉ quản lý đơn hàng ở thời điểm mua áo.

Bước 2: Xác định sản phẩm phải bàn giao

Sau khi đối chiếu, doanh nghiệp thông báo rõ những sản phẩm cần trả lại. Không nên yêu cầu nhân viên mang toàn bộ đồng phục đến rồi mới quyết định món nào được giữ, món nào phải trả.

Một quy định rõ từ đầu sẽ hạn chế tranh luận và giúp bàn giao đồng phục nghỉ việc trở thành một bước bình thường trong quy trình nghỉ việc.

Nếu đồng phục được coi là vật dụng cấp cho cá nhân và doanh nghiệp không có nhu cầu lấy lại, có thể chỉ cần xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ thay vì thu hồi hình thức.

Bước 3: Kiểm tra tình trạng khi nhận lại

Khi tiếp nhận, người phụ trách nên kiểm tra nhanh tình trạng thực tế.

Có thể chia thành bốn mức:

Còn tốt: form áo, màu sắc và logo còn ổn định, có khả năng tiếp tục sử dụng.

Đã qua sử dụng nhưng còn dùng được: cần giặt, vệ sinh hoặc kiểm tra trước khi quyết định tái cấp.

Xuống cấp: bạc màu, bai giãn, xù, hình in hoặc đường thêu xuống cấp, không phù hợp để cấp lại.

Hư hỏng: rách, mất chi tiết, hỏng khóa hoặc biến dạng nghiêm trọng.

Việc phân loại ngay khi nhận giúp tránh tình trạng toàn bộ áo thu hồi được đưa vào kho rồi vài tháng sau phải kiểm tra lại từ đầu.

Có nên cấp lại đồng phục đã thu hồi cho nhân viên mới?

Đây là phần doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ.

Về mặt số lượng, một chiếc áo còn tốt có thể vẫn sử dụng được. Nhưng với đồng phục mặc trực tiếp trên cơ thể, yếu tố vệ sinh, cảm nhận của nhân viên mới và hình ảnh doanh nghiệp cũng rất quan trọng.

Nếu tái sử dụng, sản phẩm nên được vệ sinh phù hợp, kiểm tra form, màu, logo và tình trạng tổng thể trước khi cấp lại. Những áo đã có tên cá nhân, chức danh, mã nhân viên hoặc dấu hiệu nhận diện riêng thường không phù hợp để chuyển trực tiếp cho người khác.

Một vấn đề khác là size. Áo còn tốt nhưng size không phù hợp với nhân viên mới thì việc giữ lại cũng chưa chắc giải quyết được nhu cầu cấp phát.

Khi chuẩn bị đồng phục cho nhân sự mới, doanh nghiệp nên thực hiện lại bước cách chốt size đồng phục thay vì cố sử dụng áo tồn chỉ vì đang có sẵn trong kho.

Xử lý áo có logo sau khi thu hồi như thế nào?

Đây là điểm khác biệt quan trọng giữa đồng phục doanh nghiệp và quần áo thông thường.

Giữ lại làm hàng dự phòng

Những áo còn mới, không cá nhân hóa và thuộc size phổ biến có thể được lưu làm hàng dự phòng. Doanh nghiệp nên ghi rõ số lượng theo mẫu và size để biết chính xác tồn kho thực tế.

Tái sử dụng nội bộ

Một số áo không còn phù hợp để nhân viên mặc tiếp xúc khách hàng nhưng vẫn có thể sử dụng cho các hoạt động nội bộ nếu tình trạng còn tốt và phù hợp với quy định của doanh nghiệp.

Loại bỏ hoặc chuyển xử lý

Với áo quá cũ, doanh nghiệp có thể đưa ra khỏi danh sách sử dụng. Nếu trên áo có logo, tên doanh nghiệp hoặc dấu hiệu nhận diện quan trọng, nên cân nhắc xử lý phần nhận diện trước khi thanh lý, cho tặng hoặc chuyển sang mục đích khác.

Không nên mặc định rằng mọi đồng phục cũ đều có thể bán hoặc cho đi như quần áo thông thường.

Tái chế khi có điều kiện phù hợp

Với số lượng lớn, doanh nghiệp có thể tìm đơn vị thu gom hoặc tái chế hàng dệt may phù hợp. Tuy nhiên, vẫn cần giải quyết vấn đề logo và nhận diện trước khi đưa sản phẩm ra khỏi hệ thống quản lý của doanh nghiệp.

Có cần lập biên bản thu hồi đồng phục không?

Không phải trường hợp nào cũng cần một văn bản phức tạp.

Với doanh nghiệp nhỏ, một bảng theo dõi có xác nhận của người bàn giao và người nhận có thể đã đủ cho nhu cầu quản lý. Với doanh nghiệp có nhiều nhân sự, nhiều loại đồng phục hoặc coi trang phục là tài sản cần kiểm soát, biên bản thu hồi đồng phục sẽ giúp dữ liệu rõ ràng hơn.

Một biểu mẫu đơn giản có thể gồm:

• Họ tên nhân viên.
• Bộ phận.
• Ngày bàn giao.
• Tên sản phẩm.
• Size.
• Số lượng đã cấp.
• Số lượng thu hồi.
• Tình trạng.
• Phương án xử lý.
• Người giao và người nhận.

Điểm quan trọng không nằm ở việc biểu mẫu dài bao nhiêu, mà là thông tin có đủ để kiểm tra lại khi cần hay không.

Thu hồi đồng phục liên quan gì đến lần đặt may tiếp theo?

Nếu chỉ nhìn ở góc độ nhân sự nghỉ việc, bước thu hồi kết thúc sau khi nhận áo. Nhưng nếu nhìn theo quản trị đồng phục, dữ liệu này lại là đầu vào cho lần mua tiếp theo.

Ví dụ, doanh nghiệp có 300 nhân viên nhưng trong kho đang có 20 áo còn mới, việc biết chính xác size và mẫu của 20 áo đó có thể giúp tính lại số lượng cần đặt bổ sung.

Tương tự, nếu phần lớn áo thu hồi đều bị bai cổ hoặc hình in xuống cấp sau một khoảng thời gian sử dụng tương tự nhau, đó là dữ liệu hữu ích để doanh nghiệp xem lại chất liệu, cấu tạo áo hoặc phương án in trong đơn hàng sau.

Khi thay đổi mẫu áo hoặc nhà cung cấp, doanh nghiệp cũng nên duyệt sản phẩm thực tế trước khi triển khai số lượng lớn. Bước may áo mẫu trước sản xuất giúp kiểm tra form, màu sắc, vị trí logo và các chi tiết trước khi sản xuất hàng loạt.

Như vậy, thu hồi không phải một công việc tách rời. Nó tạo dữ liệu phản hồi cho cả quá trình đặt may và quản lý đồng phục.

Những lỗi thường gặp khi thu hồi đồng phục

Chỉ yêu cầu trả áo vào ngày nghỉ việc. Nhân viên không được thông báo trước có thể không mang đủ đồng phục hoặc không biết sản phẩm nào phải bàn giao.

Không có dữ liệu cấp phát ban đầu. Nếu không biết đã cấp bao nhiêu áo thì rất khó xác định cần thu hồi bao nhiêu.

Nhận lại nhưng không phân loại. Áo tốt, áo hỏng và áo cần xử lý logo được gom chung khiến kho đồng phục nhanh chóng trở nên khó quản lý.

Tự động cấp lại áo cũ cho nhân viên mới. Size, vệ sinh, hình thức và trải nghiệm của người nhận đều cần được xem xét.

Không xử lý nhận diện thương hiệu. Đồng phục có logo bị đưa ra ngoài mà không có nguyên tắc xử lý có thể tiếp tục được sử dụng trong những tình huống doanh nghiệp không kiểm soát.

Không cập nhật tồn kho sau thu hồi. Đây là nguyên nhân khiến doanh nghiệp tưởng còn áo nhưng đến lúc cấp phát mới phát hiện hàng tồn không đúng size hoặc không còn đủ điều kiện sử dụng.

Thu hồi đồng phục khi nhân viên nghỉ việc

Trước khi hoàn tất thủ tục, bộ phận phụ trách có thể kiểm tra nhanh:

• Đã đối chiếu danh sách đồng phục từng cấp chưa?
• Đã xác định rõ sản phẩm phải trả chưa?
• Số lượng bàn giao có khớp không?
• Đã ghi nhận tình trạng từng sản phẩm chưa?
• Áo có tên, mã hoặc nhận diện cá nhân không?
• Logo doanh nghiệp có cần xử lý trước khi loại bỏ không?
• Sản phẩm nào có thể lưu dự phòng?
• Sản phẩm nào không nên tái cấp?
• Tồn kho sau thu hồi đã được cập nhật chưa?
• Có cần bổ sung đồng phục cho nhân sự thay thế không?

Checklist càng ngắn và rõ thì khả năng được thực hiện nhất quán càng cao.

Nên quản lý đồng phục theo vòng đời thay vì từng lần cấp áo

Với doanh nghiệp chỉ có vài nhân viên, việc quản lý có thể khá đơn giản. Nhưng khi quy mô tăng lên, đồng phục bắt đầu liên quan đến tuyển dụng, nhân sự, kho, mua hàng và nhận diện thương hiệu.

Thay vì coi mỗi lần mua áo là một đơn hàng độc lập, doanh nghiệp có thể quản lý theo chu kỳ: xác định nhu cầu → chọn mẫu → chốt size → đặt may → nghiệm thu → cấp phát → theo dõi → thu hồi → xử lý → đặt bổ sung.

Cách tổ chức này giúp dữ liệu của lần trước trở thành cơ sở cho lần sau. Doanh nghiệp biết size nào thường dùng nhiều, mẫu nào bền, số lượng dự phòng thực tế bao nhiêu và thời điểm nào cần đặt bổ sung.

Với những đơn hàng lớn hoặc mẫu đồng phục cần duy trì nhiều năm, đây thường là giá trị quan trọng hơn việc chỉ tìm một mức giá thấp cho từng lần đặt áo.

VIE Uniform hỗ trợ doanh nghiệp từ đặt may đến bổ sung đồng phục

VIE Uniform cung cấp giải pháp đồng phục áo thun, polo và các sản phẩm đồng phục theo yêu cầu cho doanh nghiệp. Khi làm mẫu, doanh nghiệp nên lưu lại các thông tin quan trọng như thiết kế, màu sắc, size, vị trí logo và yêu cầu kỹ thuật để thuận tiện hơn cho những lần đặt bổ sung sau này.

Nếu doanh nghiệp đang xây dựng mới hoặc cần bổ sung hệ thống đồng phục cho nhân sự, có thể liên hệ VIE Uniform để trao đổi yêu cầu đặt may trước khi chốt số lượng và phương án sản xuất.

Ngoài website, có thể theo dõi các mẫu áo, hình ảnh sản phẩm và hoạt động của VIE Uniform tại Facebook VIE Uniform.

Một quy trình thu hồi đồng phục khi nhân viên nghỉ việc được xây dựng tốt không cần phức tạp. Chỉ cần doanh nghiệp xác định rõ loại áo phải thu hồi, có dữ liệu cấp phát, kiểm tra tình trạng khi nhận lại và quy định phương án xử lý logo. Khi các bước này được nối với dữ liệu đặt may và tồn kho, việc cấp đồng phục cho nhân sự mới hoặc đặt bổ sung về sau cũng trở nên chủ động hơn.